Procédure relative aux propositions spontanées concernant des biens immobiliers

Procédure relative aux propositions spontanées de développement conjoint

Le conseil d'administration de la RTD a approuvé la politique relative aux propositions spontanées concernant les biens immobiliers en décembre 2015. La procédure suivante met en œuvre la partie B de cette politique.

RTD reçoit et évalue les propositions spontanées selon une procédure en huit étapes, qui commence par un échange d'informations entre l'auteur de la proposition et RTD. Cette procédure en huit étapes devrait durer entre un an et demi et trois ans. RTD peut, à tout moment, décider de ne pas donner suite à la proposition spontanée.

Étape 1 : Échange d'informations

L'objectif de cette étape est de permettre la collecte d'informations et de permettre à RTD de fournir, dans la mesure du possible, des détails techniques et procéduraux. Le demandeur devra soumettre ses informations via le formulaire de demande initiale et joindre les documents pertinents. Le responsable de dossier TOD examinera le formulaire, consultera ses collègues de RTD et s'efforcera de fournir une réponse dans un délai de 14 jours.

Rôle du développeur :

• Remplissez et envoyez le formulaire de demande initiale, puis transmettez les documents requis à [email protected]

Rôle au sein de la RDT :

• Le gestionnaire de dossier TOD attribue un numéro de suivi
• Le gestionnaire de dossier TOD fournit une réponse au formulaire de demande initiale, comprenant des informations spécifiques au site concernant la juridiction locale, la propriété, le stationnement, l'utilisation des transports en commun, les intérêts fédéraux, les plans locaux existants, les documents environnementaux, etc.
• TOD Case Manager présente une vue d'ensemble du processus d'examen
• TOD Case Manager fournit des lignes directrices et des critères pertinents

Étape 2 : Examen technique

La procédure d'examen technique débute par la soumission du formulaire d'examen technique, accompagné de toutes les pièces jointes recommandées, au responsable de dossier TOD. Le dossier soumis sera évalué, puis transmis aux services internes jugés concernés par le responsable de dossier TOD. Le responsable de dossier TOD et les représentants des autres services examineront la valeur technique du projet et détermineront s'il présente des défauts rédhibitoires.

En l'absence de défauts rédhibitoires, une autorisation de poursuite des travaux sera demandée à l'équipe de direction (SLT) et au directeur général (GM) de RTD. Si l'autorisation est accordée, le responsable de dossier TOD transmettra une réponse au promoteur et organisera une réunion avec ce dernier, en présence du personnel concerné de RTD. Le promoteur aura la possibilité de fournir une liste écrite de questions avant la réunion. À l'issue de la réunion, le responsable de dossier TOD exposera les points en suspens et les préoccupations à atténuer ou à corriger dans la proposition spontanée. L'étape 2 est une évaluation technique uniquement ; les principes relatifs à la conception du site, à la densité, aux principes du TOD, etc. ne seront pas abordés.

Rôle du développeur :

• Remplissez le formulaire d'examen technique et transmettez-le, accompagné des documents et plans pertinents, au responsable de dossier TOD
• Participer à la réunion d'évaluation du projet

Rôle au sein de la RDT :

• Les services de RDT concernés examinent les détails techniques de la proposition du promoteur
• La direction de RTD autorise ou refuse à l'Autorité de développement conjoint de poursuivre ses activités
• TOD Case Manager fournit au développeur un résumé écrit des exigences techniques ainsi que des directives et des critères, le cas échéant
• Le responsable de dossier TOD organise une réunion d'examen après la diffusion des commentaires écrits
• Le personnel de RTD a rencontré le promoteur afin de lui présenter en détail les commentaires reçus et de répondre à ses questions
• Le responsable de dossier TOD présentera les points à aborder dans la proposition spontanée (étape 3a)

Étape 3a : Soumission d'une proposition spontanée de développement conjoint

Le promoteur soumet la demande de proposition spontanée une fois les étapes 1 et 2 achevées. La proposition est adressée au service des marchés publics de RTD (1660 Blake Street, Denver, CO 80202). Le service des achats transmet la proposition au responsable de dossier TOD, qui vérifie qu'elle est complète (voir la liste de contrôle de conformité). Le service des achats informe le promoteur de la réception de la proposition et de son niveau de conformité. Le service des achats soumet la proposition au service juridique pour un premier examen. Si la proposition est jugée juridiquement viable, le service des achats informe le directeur général de RTD de la réception de la proposition et la transmet à l'équipe de direction de RTD (SLT). La SLT désigne des délégués pour le comité d'examen et le responsable des dossiers TOD organise la première réunion.

N.B. RTD se réserve le droit de facturer des frais pour le traitement des propositions non sollicitées.

Rôle du développeur :

• Liste de contrôle pour vérifier l'exhaustivité de la révision
• Remplissez le formulaire de demande de proposition spontanée et envoyez-le, accompagné des documents requis, au service des achats de RTD, avec copie au responsable de dossier TOD.
• Le promoteur peut soumettre un plan conceptuel ou une demande préliminaire à l'autorité compétente pour examen avant l'étape 3a

Rôle au sein de la RDT :

• Le responsable de dossier TOD vérifie que la proposition est complète
• Le service des achats informe le promoteur de la réception de la proposition et de son degré de complétude
• Le service des achats soumet une proposition au service juridique
• Si la proposition est jugée juridiquement viable, le service des marchés publics en informe la direction de RTD
• La direction de RTD désigne les délégués au comité d'examen
• Le responsable de dossier TOD organise la première réunion du comité d'examen

Étape 3b : Évaluation de la valeur d'une proposition spontanée de développement conjoint

Le responsable de dossier TOD présente au comité d'examen un aperçu de la proposition lors de la première réunion d'examen. Le comité utilise le formulaire d'analyse d'impact pour évaluer la proposition sur le plan financier et technique, y compris ses effets sur les installations et le réseau de transport en commun de RTD, ainsi que la capacité financière du demandeur. Le comité évalue également si la proposition est conforme aux exigences, plans et politiques des autorités locales compétentes.

Rôle du développeur :

• Formulaire d'analyse d'impact
• Répondre aux demandes d'éclaircissements, si nécessaire

Rôle au sein de la RDT :

• La commission détermine si la proposition est fondée

Étape 4 : Appel à propositions alternatives

Si la proposition est jugée valable, RTD publiera un appel à propositions alternatives. Le responsable de dossier TOD élaborera les documents d'appel d'offres, qui comprendront toutes les informations de base sur le site fournies au soumissionnaire initial ; le service des marchés publics en informera le soumissionnaire initial et publiera des annonces relatives à l'appel d'offres dans les revues appropriées. La période d'appel d'offres sera de 30 à 90 jours, en fonction de la complexité du projet. Le service TOD informera les autorités locales qu'une proposition spontanée a été soumise et que des propositions alternatives sont sollicitées. Toutes les informations demandées au soumissionnaire initial seront exigées pour toute proposition alternative afin d'évaluer les propositions de manière objective et équitable.

Rôle au sein de la RDT :

• Le service des marchés publics annonce publiquement qu'il a reçu une proposition non sollicitée et sollicite d'autres propositions
• Le responsable de dossier TOD informe la municipalité locale qu'une proposition spontanée a été soumise et que d'autres propositions sont acceptées

Étape 5 : Évaluation de la pertinence d'une proposition spontanée de développement conjoint

À l'issue de la période de 30 à 90 jours, le responsable de dossier TOD vérifiera que toutes les propositions alternatives sont complètes ; le service des marchés informera les soumissionnaires et leur demandera toute information complémentaire nécessaire. Le comité d'examen examinera toutes les propositions, remplira le formulaire d'analyse d'impact et se réunira pour discuter des propositions. Les soumissionnaires pourront éventuellement passer un entretien avec le comité d'examen.

Le responsable de dossier TOD pourra discuter des propositions avec d'autres parties prenantes, notamment l'Administration fédérale des transports en commun, les organismes partenaires et les autorités locales. Le comité d'examen sélectionnera un promoteur privilégié.

Rôle du développeur :

• Fournissez des informations complémentaires si on vous le demande
• Entretien avec le comité d'évaluation, si nécessaire

Rôle au sein de la RDT :

• Le gestionnaire de dossiers TOD vérifie que les nouvelles propositions sont complètes
• Le service des marchés informe les soumissionnaires et demande des informations complémentaires (si nécessaire) à tous les soumissionnaires
• Le comité d'évaluation examine les propositions et sélectionne le promoteur retenu

Étape 6 : Approbation du promoteur sélectionné par le comité

Une fois le promoteur retenu sélectionné, le responsable du dossier TOD rédigera un rapport de recommandation du comité intégrant les commentaires du personnel issus de l'examen technique et de l'analyse d'impact. Ce rapport présentera les prochaines étapes et détaillera les questions en suspens ainsi que les préoccupations à atténuer ou à corriger au cours de la période de négociation exclusive. Le comité vérifiera que le rapport est complet avant de le soumettre au directeur général. Le directeur général examinera le rapport et décidera s’il donne son accord pour passer à la période de négociation exclusive.

Si la proposition est approuvée, le promoteur fournira des états financiers vérifiés à l'intention de RTD. Si le service financier de RTD juge la situation financière du promoteur satisfaisante, le responsable de dossier TOD rédigera le rapport destiné au conseil d'administration et présentera la proposition à ce dernier. Le promoteur pourra être invité à participer à la présentation. Le conseil d'administration prendra la décision finale quant à la conclusion d'un accord de négociation exclusive entre RTD et le promoteur. Si une proposition n'est pas approuvée par le conseil d'administration, la procédure de proposition spontanée pour ce projet est close.

Rôle du développeur :

• Fournir des états financiers certifiés
• Peut participer à la présentation devant le conseil d'administration de la RTD

Rôle au sein de la RDT :

• Le responsable de dossier TOD rédige le rapport de recommandation de la commission
• La commission vérifie que le rapport est complet
• Le directeur général examine le rapport de recommandations de la commission
• Le service financier examine les états financiers vérifiés
• Le responsable de dossier TOD rédige le rapport destiné au conseil d'administration
• Le conseil d'administration examine la proposition retenue et l'approuve ou la rejette

Étape 7 : Début de la période de négociation exclusive

Une fois la proposition approuvée par le conseil d'administration, RTD s'engage à négocier en exclusivité avec le promoteur sélectionné au sujet du bien immobilier en question. Le promoteur examinera le rapport de recommandation du comité afin de bien cerner toutes les questions et préoccupations en suspens concernant RTD. Si ce n'est déjà fait, le promoteur se soumettra à un examen du plan conceptuel et de la demande préliminaire auprès de l'autorité compétente. Il proposera ensuite un plan de procédure et un calendrier à l'examen de la RTD et de l'autorité compétente. La RTD, le promoteur et l'autorité locale se réuniront pour convenir du plan de procédure et du calendrier proposés.

Rôle du développeur :

• Soumettre le plan conceptuel ou la demande préliminaire à l'autorité compétente pour examen, si cela n'a pas été fait avant l'étape 3
• Élaborer et soumettre le plan de procédure et le calendrier au RTD et à l'autorité compétente
• Participer à la réunion de validation du plan de procédure et du calendrier

Rôle au sein de la RDT :

• Le responsable de dossier TOD et les autres services concernés examinent le projet de plan de procédure et de calendrier et participent à la réunion avec le promoteur et les autorités compétentes

Étape 8 : Planification du projet et négociation de l'accord

Le RTD examine tous les documents soumis par le promoteur, notamment, mais sans s'y limiter, les incidences sur les services publics, les incidences sur les interventions d'urgence, l'accessibilité (conformité à l'ADA, accès piétons, cyclistes et stationnement), l'éclairage, les réseaux de services publics, le drainage, l'entretien, la sûreté et la sécurité, la coordination des travaux, les servitudes, les accords financiers, etc. Si tous les termes font l'objet d'un accord, le responsable de dossier TOD demandera l'autorisation du Conseil pour conclure un accord de développement conjoint.

Rôle du développeur :

• Fournir les documents requis conformément au plan de procédure et au calendrier

Rôle au sein de la RDT :

• Examiner les documents fournis par les développeurs et formuler des commentaires clairs et détaillés
• Le responsable de dossier TOD présente sa proposition au conseil d'administration
• Le conseil d'administration examine le plan du projet et autorise le directeur général à signer l'accord de développement conjoint